Українцям зараховують стаж роботи за кордоном: які роки врахують і куди подавати документи

Українці можуть використати офіційно підтверджені періоди роботи за кордоном для визначення права на пенсію за віком в Україні. Механізм поширюється, зокрема, на працевлаштування у державах, з якими Україна не уклала міжнародних договорів про пенсійне або соціальне забезпечення, пише IZ з посиланням на SudUA.

Відповідні зміни були закріплені Законом України №3674-IX, ухваленим 25 квітня 2024 року. Практичний порядок підтвердження іноземного стажу уряд затвердив постановою Кабінету Міністрів від 16 травня 2025 року №562 «Деякі питання обчислення страхового стажу». Документ залишається чинним і визначає, які підтвердження має надати майбутній пенсіонер.

Як стаж за кордоном впливає на пенсію

Періоди офіційної роботи в іншій країні враховують для визначення права людини на призначення пенсії за віком. Закордонні роки можуть доповнити український страховий стаж, якщо його недостатньо для виходу на пенсію у встановленому віці.

У 2026 році для призначення пенсії у 60 років необхідно мати щонайменше 33 роки страхового стажу. Якщо людина накопичила 25 років стажу в Україні та документально підтвердила ще вісім років роботи за кордоном, загальний показник становитиме 33 роки. Це дасть їй право оформити пенсію у 60 років.

Водночас іноземний стаж, зарахований за новим механізмом, сам по собі не збільшує суму української пенсії. Розмір виплати визначають із заробітку та страхових внесків, які були враховані в українській системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.

Інший порядок може застосовуватися, якщо між Україною та країною працевлаштування діє міжнародний договір. У такому разі стаж і пенсійні виплати визначають відповідно до положень конкретної угоди.

Закордонний стаж без міжнародної угоди враховують насамперед для набуття права на пенсію, а не для розрахунку її української частини.

Роботу в яких країнах можуть врахувати

Законодавство передбачає два варіанти зарахування періодів працевлаштування за межами України.

Якщо з державою діє міжнародний договір про соціальне або пенсійне забезпечення, документи розглядають за правилами цієї угоди. Такі договори можуть передбачати взаємне врахування стажу, обмін інформацією між пенсійними установами або пропорційне фінансування виплат.

Якщо міжнародної угоди немає, застосовується порядок, затверджений постановою Кабміну №562. Він дозволяє додати підтверджені роки роботи до стажу, необхідного для призначення пенсії за віком. Пенсійний фонд зазначає, що цей механізм поширюється саме на країни, з якими Україна не має домовленостей про взаємне зарахування стажу.

Зарахувати можуть період, протягом якого людина:

• була офіційно працевлаштована за кордоном;
• підлягала соціальному або пенсійному страхуванню;
• набула стаж відповідно до законодавства країни роботи;
• може підтвердити цей період офіційними документами.

Які періоди не включать до страхового стажу

Закон передбачає обмеження для окремих видів роботи та служби, пов’язаних із державою-агресором і тимчасово окупованими територіями України.

Не зараховуються періоди після 19 лютого 2014 року, протягом яких особа проходила військову службу або службу в силових структурах держави-агресора. Обмеження також поширюються на добровільну роботу в незаконних органах влади, створених на тимчасово окупованій території.

Такі періоди не можуть бути використані для набуття права на українську пенсію незалежно від наявності довідок або записів про працевлаштування.

Як підтвердити стаж роботи за кордоном

Запису в резюме, трудовому договорі або закордонному паспорті недостатньо. Пенсійному фонду потрібен документ, виданий компетентною установою держави, в якій працювала людина.

Документ має підтверджувати не лише факт працевлаштування, а й те, що відповідний період визнається страховим або трудовим стажем за законодавством цієї країни.

Підтвердженням можуть бути:

• витяг із реєстру застрахованих осіб;
• довідка пенсійної або страхової установи;
• інформація про сплату соціальних внесків;
• виписка з індивідуального страхового рахунку;
• інший офіційний документ, передбачений законодавством країни працевлаштування.

Наприклад, відомості про страховий стаж у Німеччині надає система Deutsche Rentenversicherung, а в Італії відповідні дані зберігає Національний інститут соціального забезпечення INPS.

Пенсійний фонд України враховує іноземні періоди на підставі документів про офіційне працевлаштування та їх зарахування до стажу в пенсійній системі іншої держави.

Що робити, якщо отримати довідку самостійно неможливо

Людина може особисто звернутися до пенсійної, страхової або іншої уповноваженої установи країни, де вона працювала. Такий спосіб зазвичай дозволяє швидше отримати потрібну виписку та уточнити вимоги до додаткових документів.

Коли самостійне звернення неможливе, заявник може подати заяву до територіального органу Пенсійного фонду України. Фонд має право ініціювати отримання інформації від компетентної установи іноземної держави через Міністерство закордонних справ України.

Міжнародний запит може потребувати більше часу через пересилання документів, їх перевірку та отримання відповіді від іноземної установи. Тому збирати підтвердження доцільно до подання заяви про призначення пенсії.

Які додаткові документи можуть знадобитися

Іноземний пенсійний орган не завжди має повні відомості про всі періоди зайнятості. Така ситуація можлива, якщо людина працювала до запровадження електронних реєстрів, роботодавець припинив діяльність або частина архівних даних не була оцифрована.

Для підтвердження роботи можуть запросити:

1. Трудові договори або контракти.
2. Довідки колишнього роботодавця.
3. Розрахункові листки із заробітної плати.
4. Податкові декларації або довідки про доходи.
5. Платіжні документи про сплату страхових внесків.
6. Виписки з банківських рахунків про отримання зарплати.
7. Архівні документи про прийняття та звільнення з роботи.

Остаточний перелік визначає компетентний орган держави, в якій був набутий стаж. Саме ця установа має підтвердити, що зазначений період визнається страховим відповідно до місцевого законодавства.

Чи потрібні апостиль і легалізація

Порядок оформлення залежить від країни видачі документа та міжнародних договорів, що діють між нею й Україною.

Документи можуть прийматися без додаткового засвідчення, якщо міжнародний договір скасовує вимогу легалізації. Для документів із держав — учасниць Гаазької конвенції 1961 року зазвичай застосовується апостиль.

Якщо міжнародний договір не передбачає спрощеного оформлення, а країна не використовує апостиль у відносинах з Україною, може знадобитися консульська легалізація.

Перед поданням документів варто перевірити:

• чи потрібен апостиль;
• чи діє звільнення від легалізації;
• який орган уповноважений засвідчувати документ;
• чи приймається оригінал, копія або електронний витяг;
• чи встановлений строк дії довідки.

Як оформити переклад документів

Документи, складені іноземною мовою, подаються разом із перекладом українською. Переклад повинен відповідати вимогам українського законодавства та давати змогу однозначно встановити особу, період роботи, роботодавця й дані про страховий стаж.

Залежно від обставин може знадобитися нотаріальне засвідчення підпису перекладача. Якщо переклад виконано за кордоном, необхідно перевірити, чи потребує він апостиля або консульської легалізації.

Імена, прізвища та назви установ у перекладі мають відповідати даним українських документів заявника. Розбіжності в написанні можуть стати підставою для додаткової перевірки.

Куди подавати пакет документів

Підтвердження закордонного стажу подається до територіального органу Пенсійного фонду України разом із заявою та документами, необхідними для призначення пенсії.

До пакета можуть входити:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• документи про страховий стаж в Україні;
• довідка або витяг про стаж, набутий за кордоном;
• переклад українською мовою;
• апостиль або підтвердження легалізації, якщо вони потрібні;
• додаткові документи про зміну прізвища чи персональних даних.

Пенсійний фонд перевіряє документи, зіставляє зазначені в них періоди та ухвалює рішення про їх включення до стажу для визначення права на пенсію.

Покроковий порядок оформлення

Етап	Що потрібно зробити
1	Визначити всі періоди офіційної роботи за кордоном
2	З’ясувати, яка установа веде страховий облік у відповідній країні
3	Отримати довідку, витяг або інше офіційне підтвердження
4	Перевірити необхідність апостиля чи консульської легалізації
5	Перекласти документи українською мовою
6	За потреби нотаріально засвідчити переклад
7	Подати пакет до територіального органу Пенсійного фонду
8	Надати додаткові підтвердження, якщо їх запросить ПФУ

Читайте також: мінімальна зарплата в Україні у 2027 році: скільки планують платити працівникам.