В Україні скасують паперові трудові книжки: як перейти на електронний формат

З 2026 року в Україні паперові трудові книжки перестануть бути обов’язковими, оскільки країна повністю переходить на електронний облік трудових відносин. Це має на меті зменшити паперовий документообіг, забезпечити надійне збереження даних та полегшити процес призначення пенсій та підрахунку трудового стажу, пише IZ.

Про це повідомляє Уряд online. Вже з 2021 року в Україні почала діяти електронна трудова книжка, яка замінює традиційний паперовий формат і дозволяє зберігати, перевіряти та оновлювати дані про трудову діяльність громадян у цифровому вигляді.

Що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка (ЕТК) є цифровим аналогом паперової версії та містить усі записи про трудову діяльність громадян. Вона була впроваджена в Україні 10 червня 2021 року та дозволяє отримати доступ до:

• інформації про набутий трудовий стаж;

• записів про прийняття на роботу, переведення та звільнення;

• інших важливих даних, що стосуються трудової діяльності.

Переваги електронної трудової книжки

Електронний формат обліку трудових відносин має низку переваг:

• Спрощення обліку. Працівники та роботодавці можуть швидко переглядати та оновлювати інформацію, а відсутність паперового документообігу зменшує ризик помилок.

• Зменшення паперового навантаження. Відмова від паперових носіїв позитивно впливає на довкілля та знижує витрати підприємств на зберігання документів.

• Захист від втрати чи пошкодження. Дані зберігаються в захищеній електронній базі, що виключає ризик їх фізичного пошкодження або зникнення.

• Автоматизація пенсійного забезпечення. В майбутньому електронна трудова книжка дозволить автоматично призначати пенсії, що пришвидшить та спростить цей процес.

Як відбувається перехід на електронні трудові книжки

Перехідний період для впровадження електронного обліку триває з 2021 до 2026 року. У цей час громадяни можуть використовувати як паперові трудові книжки, так і їх цифрові аналоги. Починаючи з 2026 року, всі записи про трудову діяльність вноситимуться виключно в електронному форматі.

Як оцифрувати трудову книжку

Процес оцифрування передбачає переведення паперових документів у цифровий формат. Для цього потрібно подати скан-копії трудової книжки та інших підтверджуючих документів до Пенсійного фонду України. Зробити це можна через вебпортал ПФУ як самостійно, так і через роботодавця.

До Єдиного реєстру застрахованих осіб можуть бути додані такі документи:

• трудова книжка (усі заповнені сторінки);

• документи про навчання, якщо воно зараховується до стажу;

• свідоцтво про народження дитини (для жінок, яким зараховується період догляду за дитиною до трьох років);

• військовий квиток (для підтвердження періоду служби);

• інші документи, що підтверджують трудову діяльність або страховий стаж.

Як подати документи до Пенсійного фонду

Для подачі документів необхідно виконати такі кроки:

1. Авторизуватися в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України.

2. Перейти до розділу “Комунікації з ПФУ”.

3. Обрати пункт “Відомості про трудові відносини”.

4. Завантажити скан-копії всіх необхідних документів.

Як перевірити, чи трудова книжка вже оцифрована

Щоб дізнатися, чи було оцифровано вашу трудову книжку, потрібно:

1. Увійти в особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

2. Вибрати розділ “Електронна трудова книжка”.

3. Натиснути “Дані ЕТК”.

Якщо трудова книжка була оцифрована, відповідна інформація відобразиться у вашому 

Вам також може бути цікаво: нові гранти та компенсації для підприємців у 2025 році